Algemene voorwaarden

Concept — juridisch te toetsen. Deze tekst is een zorgvuldig opgesteld sjabloon en moet vóór gebruik door een jurist worden gecontroleerd en zo nodig aangepast (onder meer aansprakelijkheid, termijnen en forumkeuze).

Versie: concept, oktober 2026

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van Koelboek, een online dienst van Campbell B.V., gevestigd op Adresregel 1, 0000 AA Plaats, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 00000000 (hierna: “wij”).

1. Definities

Dienst: de software-as-a-service Koelboek, bereikbaar via https://app.koelboek.nl, inclusief de app voor monteurs, het klantenportaal, koppelingen en bijbehorende ondersteuning.
Klant: de onderneming of rechtspersoon die een account aanmaakt of een abonnement afsluit. De dienst is uitsluitend bedoeld voor zakelijke gebruikers; titel 7.5 BW (consumentenkoop op afstand) is niet van toepassing.
Gebruiker: een persoon die namens de klant toegang heeft tot de dienst, zoals een beheerder, monteur of klantportaalgebruiker.
Actieve monteur: een gebruiker met de rol monteur waarvan het lidmaatschap actief is.
Klantgegevens: alle gegevens die de klant of zijn gebruikers in de dienst vastleggen.
Overeenkomst: de overeenkomst tussen de klant en ons over het gebruik van de dienst, waarvan deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst deel uitmaken.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, proefperiodes en overeenkomsten voor de dienst.
Algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij wij die uitdrukkelijk en schriftelijk hebben aanvaard.
Bij strijdigheid gaat een schriftelijke maatwerkafspraak (bijvoorbeeld een Enterprise-overeenkomst) voor op deze voorwaarden.

3. Account en proefperiode

De klant maakt een account aan via https://koelboek.nl/aanmelden. Na bevestiging van het e-mailadres wordt de omgeving aangemaakt.
Een nieuw account krijgt een gratis proefperiode met alle functies (standaard 30 dagen). Voor de proefperiode zijn geen betaalgegevens nodig.
Na de proefperiode kiest de klant voor maand- of jaarfacturatie. Kiest de klant niet, dan wordt de omgeving alleen-lezen; gegevens blijven gedurende de termijnen in artikel 11 beschikbaar voor export.
De klant zorgt ervoor dat de gegevens bij aanmelding juist en volledig zijn en houdt deze actueel.
De klant is verantwoordelijk voor het geheimhouden van inloggegevens en voor alle handelingen die met de accounts van zijn gebruikers worden verricht. Wij raden tweestapsverificatie aan voor alle beheerders.

4. Abonnement en prijzen

De prijs bestaat uit een vast basisbedrag per maand plus een bedrag per actieve monteur, volgens de staffel die op https://koelboek.nl/prijzen staat. Alle monteurs worden gerekend tegen het tarief van de staffel die past bij het aantal actieve monteurs (volumeprijs), met een minimum van één monteur.
Beheerders en klantportaalgebruikers worden niet als monteur gerekend.
Optionele add-ons (zoals eigen huisstijl en eigen domein) worden per maand in rekening gebracht.
Bij jaarfacturatie geldt de op de prijzenpagina vermelde jaarkorting.
Alle prijzen zijn in euro’s en exclusief btw.
Wij mogen prijzen wijzigen met een aankondiging van ten minste 30 dagen. Een prijswijziging gaat in bij de eerstvolgende factuurperiode. Is de klant het niet eens met een prijsverhoging, dan kan hij opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

5. Facturatie en betaling

Wij factureren vooraf per periode (maand of jaar), op basis van het aantal actieve monteurs op het factuurmoment. Wijzigingen gedurende een periode worden niet naar rato verrekend en tellen mee op de volgende factuur.
De betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum.
Bij een betalingsachterstand ontvangt de beheerder na 7 dagen een waarschuwing. Is na 21 dagen nog niet betaald, dan mogen wij de omgeving in alleen-lezen modus zetten. Inzien, exporteren en het abonnement beheren blijft dan mogelijk.
Bij niet-tijdige betaling is de klant de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten verschuldigd.

6. Gebruik van de dienst

De klant gebruikt de dienst in overeenstemming met de wet en deze voorwaarden en zorgt ervoor dat zijn gebruikers dat ook doen.
Het is niet toegestaan de dienst te gebruiken voor onrechtmatige doeleinden, beveiligingsmaatregelen te omzeilen, de dienst te overbelasten, of de software te kopiëren, te decompileren of door te verkopen.
Wij mogen de toegang tijdelijk beperken als dat nodig is om misbruik of schade te voorkomen. We informeren de klant daar zo snel mogelijk over.

7. Registraties, AI en naleving van regelgeving

De dienst ondersteunt de klant bij het voldoen aan de registratieverplichtingen uit de F-gassenverordening (EU) 2024/573 en BRL 100. De klant blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de registraties, voor zijn certificering en voor het naleven van de regelgeving.
AI-functies (zoals het uitlezen van weegschalen, cilinderetiketten en kenplaten) doen voorstellen. Een gebruiker controleert en bevestigt elk voorstel voordat het wordt vastgelegd. Wij staan niet in voor de juistheid van voorstellen die zonder controle worden bevestigd.
Berekeningen (zoals CO₂-equivalent en controle-intervallen) zijn gebaseerd op de geldende regelgeving en de door de klant ingevoerde gegevens. Wij passen de dienst aan bij wijzigingen in de regelgeving, met een redelijke implementatietermijn.

8. Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning

Wij spannen ons in om de dienst zo goed mogelijk beschikbaar te houden, maar garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid, tenzij schriftelijk een SLA is afgesproken.
Gepland onderhoud voeren we zoveel mogelijk buiten kantoortijden uit en kondigen we bij voorkeur vooraf aan.
Wij mogen de dienst doorontwikkelen en functies wijzigen. Wezenlijke functies verdwijnen niet zonder redelijke aankondiging.
Ondersteuning wordt geboden per e-mail en telefoon op werkdagen tijdens kantoortijden.
Koppelingen met diensten van derden (zoals Robaws) zijn afhankelijk van de beschikbaarheid en voorwaarden van die derden. Voor de overeenkomst met die derde is de klant zelf verantwoordelijk.

9. Gegevens en intellectueel eigendom

Klantgegevens blijven eigendom van de klant. De klant kan zijn gegevens op elk moment exporteren.
Wij verwerken persoonsgegevens in de klantgegevens als verwerker, volgens de verwerkersovereenkomst. Die maakt deel uit van de overeenkomst.
Alle intellectuele eigendomsrechten op de dienst, de software en de documentatie berusten bij ons of onze licentiegevers. De klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.
Wij mogen geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens over het gebruik van de dienst gebruiken om de dienst te verbeteren. Deze gegevens zijn niet herleidbaar tot de klant of personen.

10. Aansprakelijkheid

Onze totale aansprakelijkheid voor een toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad is beperkt tot vergoeding van directe schade, tot maximaal het bedrag dat de klant in de twaalf maanden vóór het schadeveroorzakende voorval aan ons heeft betaald (exclusief btw).
Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, boetes van toezichthouders, schade door bedrijfsstagnatie en verlies van gegevens, voor zover de klant dit verlies had kunnen beperken door gebruik te maken van de exportmogelijkheden.
De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze leidinggevenden.
Een vordering tot schadevergoeding vervalt als de klant de schade niet binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk bij ons meldt.

11. Duur, opzegging en einde

Een maandabonnement loopt per maand en kan worden opgezegd tegen het einde van de lopende maand. Een jaarabonnement loopt per jaar en kan worden opgezegd tegen het einde van het lopende jaar; zonder opzegging wordt het met een jaar verlengd.
Opzeggen kan door de beheerder in de applicatie of per e-mail aan info@koelboek.nl.
Wij mogen de overeenkomst met een opzegtermijn van drie maanden opzeggen, of direct ontbinden als de klant in verzuim is en de tekortkoming niet binnen een redelijke termijn herstelt, of bij faillissement of surseance van betaling.
Na het einde van de overeenkomst kan de klant zijn gegevens nog 30 dagen exporteren. Daarna verwijderen wij de klantgegevens, met uitzondering van registraties waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt en die de klant niet zelf heeft geëxporteerd, tenzij partijen schriftelijk anders afspreken. De verwerkersovereenkomst bevat de details.

12. Overmacht

Wij zijn niet gehouden tot nakoming als dat redelijkerwijs onmogelijk is door omstandigheden buiten onze invloed, zoals storingen bij hosting- of telecomproviders, stroomuitval, cyberaanvallen ondanks passende maatregelen, overheidsmaatregelen of storingen bij derden waarvan de dienst afhankelijk is.

13. Wijziging van de voorwaarden

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen maken we ten minste 30 dagen vooraf bekend. Gaat de klant niet akkoord met een wezenlijke wijziging, dan kan hij de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

14. Toepasselijk recht en geschillen

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar wij zijn gevestigd, tenzij de wet dwingend anders voorschrijft.

15. Contact

Campbell B.V. · Adresregel 1, 0000 AA Plaats · info@koelboek.nl · +31 (0)00 000 0000