Koudemiddeladministratie die zichzelf bijhoudt
Logboeken, lekcontroles en cilinders volgens BRL 100 en de F-gassenverordening. Je monteurs maken alleen foto’s; Koelboek doet de rest — ook offline, gekoppeld met Robaws.
- Geen creditcard nodig
- Klaar in 5 minuten
- Data in de EU
BRL 100
Registratie-eisen ingebouwd
EU 2024/573
Actuele F-gassenverordening
5 jaar
Bewaarplicht, onveranderbaar
100% EU
Hosting en back-ups
Waarom Koelboek
Geen Excel, geen losse foto’s in de groepsapp
Koudemiddeladministratie is verplicht, tijdrovend en foutgevoelig. Koelboek haalt het typwerk weg, zonder dat je iets inlevert op controleerbaarheid.
Zonder Koelboek
- Weeggegevens op papier of in een notitie-app, later overtypen
- Cilindervoorraad bijhouden in een spreadsheet die nooit klopt
- Lekcontroles vergeten tot de klant of auditor belt
- Logboeken per mail opvragen en terugzoeken
Met Koelboek
- Twee foto’s van de weegschaal: mutatie en logboekregel staan klaar
- Cilinderinhoud per bus en monteur, automatisch bijgewerkt
- Controle-interval berekend uit CO₂-eq, met tijdige herinneringen
- Klanten kijken zelf in hun portaal, in jouw huisstijl
Functies
Alles voor de F-gassenadministratie, in één werkstroom
Van kenplaat tot klantenportaal. Gebouwd met installateurs, voor kantoor én voor de monteur op het dak.
Koudemiddelregistratie
Logboek per installatie met CO₂-equivalent, lekcontroles en bewaarplicht volgens BRL 100 en de F-gassenverordening.
Chiller zalen & restaurant
45 kg R134a · 64,4 t CO₂-eq
Cilinderbeheer met foto
Foto van cilinder op de weegschaal: AI leest gewicht en etiket en vult de mutatie zelf in.
Kenplaatherkenning
Foto van het typeplaatje en merk, model, serienummer, koudemiddel en vulling staan klaar.
Klantenportaal
Je klanten zien hun installaties, logboeken, rapportages en geplande controles — in jouw huisstijl.
Robaws-integratie
Klanten, objecten en werkbonnen synchroniseren in twee richtingen met Robaws.
Offline app voor monteurs
Werkt in kelders, op daken en in technische ruimtes zonder bereik. Synchroniseert vanzelf.
Je werkt offline
3 registraties veilig op dit toestel
Weer verbonden
Alles gesynchroniseerd · zonder dubbelingen
Uniek in de markt
Een foto van de weegschaal. Koelboek doet de rest.
De AI leest het display én het cilinderetiket, herkent de cilinder, berekent de hoeveelheid en bepaalt of je hebt bijgevuld of teruggewonnen. Met een zekerheidsscore per veld en controles op verkeerd koudemiddel of onrealistische hoeveelheden.
- Foto vóór en na
- Meer hoeft de monteur niet te doen
- AI stelt voor
- De monteur controleert en bevestigt
- Logboek bijgewerkt
- Inclusief cilindervoorraad
Hoe het werkt
In drie stappen aan de slag
Geen implementatietraject van maanden. De meeste bedrijven werken binnen een dag met Koelboek.
- 1
Account aanmaken
Vul je bedrijfsgegevens in en bevestig je e-mailadres. De onboarding-wizard helpt met monteurs, cilinders en klanten.
- 2
Gegevens inlezen
Koppel Robaws of importeer je klanten en installaties uit Excel. Ontbrekende installaties leg je vast met een foto van de kenplaat.
- 3
Monteurs registreren
Monteurs installeren de app op hun telefoon en registreren met foto’s. Logboek, voorraad en planning lopen vanzelf mee.
Compliance & veiligheid
Auditklaar, zonder er wakker van te liggen
Koelboek is gebouwd rond de regels die voor jouw vak gelden. Je administratie is controleerbaar, compleet en veilig opgeslagen.
BRL 100
Logboek per installatie, cilinder- en koudemiddelverantwoording en alle gegevens voor de jaarlijkse audit van je certificerende instelling.
F-gassenverordening (EU) 2024/573
CO₂-equivalent per installatie, wettelijke lekcontrole-intervallen en vijf jaar bewaarplicht. Correcties altijd als nieuwe regel.
AVG & verwerkersovereenkomst
Jij bent verwerkingsverantwoordelijke, wij verwerker. Verwerkersovereenkomst inbegrepen, rechten per rol en volledige audittrail.
Data in Nederland / EU
Hosting en dagelijkse versleutelde back-ups binnen de EU. Strikte scheiding per organisatie en export van al je data wanneer je wilt.
Koelboek ondersteunt je bij het naleven van de regels; de verantwoordelijkheid voor certificering en correcte registratie blijft bij het gecertificeerde bedrijf.
Prijzen
Eerlijk geprijsd per monteur
Vanaf € 39 per maand plus € 29 per monteur. Kantoorgebruikers en klanten zijn gratis. Alle prijzen excl. btw.
Starter
1–5 monteurs
€ 29 /monteur/mnd
+ € 39 basis per maand
Groei
6–25 monteurs
€ 25 /monteur/mnd
+ € 39 basis per maand
Professional
26–100 monteurs
€ 19 /monteur/mnd
+ € 39 basis per maand
Enterprise
100+ monteurs
Op aanvraag
Veelgestelde vragen
Goed om te weten
Staat je vraag er niet bij? Neem contact op, we reageren meestal binnen één werkdag.
Voldoet Koelboek aan BRL 100 en de F-gassenverordening?
Koelboek is ingericht op de registratie-eisen uit BRL 100 en de F-gassenverordening (EU) 2024/573: logboek per installatie, CO₂-equivalent, lekcontrole-intervallen, cilinder- en koudemiddelverantwoording en vijf jaar bewaarplicht. Je certificering blijft natuurlijk van jouw bedrijf; Koelboek zorgt dat de administratie klopt en auditklaar is.
Hoe werkt de cilindermutatie via foto precies?
De monteur fotografeert de cilinder op de weegschaal vóór en na het werk. Koelboek leest het gewicht en het cilinderetiket, berekent de hoeveelheid en bepaalt of er is bijgevuld of teruggewonnen. De monteur controleert en bevestigt; daarna staan logboek en cilindervoorraad goed.
Moet ik een creditcard opgeven voor de proefperiode?
Nee. Je krijgt 30 dagen volledige toegang zonder betaalgegevens. Pas als je daarna door wilt, kies je maand- of jaarfacturatie en ontvang je een factuur.
Waar staat mijn data?
Op servers in de Europese Unie, met dagelijkse versleutelde back-ups. Elke organisatie is in de database strikt gescheiden. Je kunt al je gegevens op elk moment exporteren.
Kunnen mijn monteurs offline werken?
Ja. De app voor monteurs werkt ook zonder bereik, bijvoorbeeld in kelders en technische ruimtes. Registraties worden veilig op het toestel bewaard en automatisch gesynchroniseerd zodra er weer verbinding is.
Ik werk met Robaws. Moet ik dan alles dubbel invoeren?
Nee. Klanten, locaties, objecten en werkbonnen komen uit Robaws en registraties gaan terug. De koppeling stel je zelf in met je API-sleutel.
Je koudemiddeladministratie op orde, vanaf vandaag.
Start met 30 dagen gratis en volledige toegang. Geen creditcard nodig; je data blijft van jou.
- Geen creditcard
- Opzeggen per maand
- Hulp bij overstappen