Functies
Alles voor je F-gassenadministratie. Niets overbodigs.
Zes onderdelen die naadloos samenwerken: van de foto op locatie tot het logboek in het klantenportaal.
Koudemiddelregistratie
Het logboek dat zichzelf bijhoudt
Elke vulling, terugwinning en lekcontrole komt automatisch in het logboek van de juiste installatie. Koelboek rekent de CO₂-equivalent uit, bepaalt het wettelijke controle-interval en waarschuwt op tijd voor de volgende lekcontrole.
- CO₂-eq en controle-interval automatisch. Op basis van koudemiddel, inhoud en lekdetectie berekent Koelboek de CO₂-equivalent en het interval uit de F-gassenverordening (EU) 2024/573. Je kunt een interval korter maken, nooit langer dan de wet toestaat.
- Vijf jaar bewaarplicht, onveranderbaar. Logboekregels zijn niet te verwijderen binnen de bewaartermijn. Een correctie wordt een nieuwe regel met reden en auteur, zodat de historie bij een audit klopt.
- Herinneringen en planning. Overzicht van verlopen en binnenkort verlopende lekcontroles, per monteur of per klant. Herinneringen gaan per e-mail naar kantoor en desgewenst naar de klant.
Cilinderbeheer met foto
Een foto van de weegschaal is genoeg
De monteur zet de cilinder op de weegschaal en maakt een foto, vóór en na het werk. Koelboek leest het display én het cilinderetiket, herkent de cilinder, berekent de hoeveelheid en bepaalt of er is bijgevuld of teruggewonnen. De monteur controleert en bevestigt.
- AI leest weegschaal en etiket. Gewicht, cilindernummer en koudemiddel worden uit de foto gehaald, met een betrouwbaarheidsscore per veld. Bij twijfel vraagt de app om een controle in plaats van te gokken.
- Altijd de juiste voorraad. Elke mutatie werkt de inhoud van de cilinder bij. Je ziet per cilinder, per bus en per monteur wat er is, en welke cilinders retour moeten naar de leverancier.
- Fouten worden afgevangen. Verkeerd koudemiddel, een andere cilinder dan verwacht of een onrealistische hoeveelheid? Koelboek waarschuwt vóór er iets in het logboek komt.
Kenplaatherkenning
Van typeplaatje naar installatie in seconden
Een foto van de kenplaat is genoeg om een installatie aan te maken. Koelboek herkent merk, model, serienummer, bouwjaar, koudemiddel en fabrieksvulling, en controleert of de installatie al bestaat. Daarnaast maak je eigen Koelboek-kenplaten met QR-code voor op de unit.
- Alle gangbare merken. Daikin, Mitsubishi Electric, Toshiba, LG, Samsung, Panasonic, Carrier en meer. Ook gedeeltelijk beschadigde of vuile plaatjes worden vaak nog gelezen.
- Geen dubbele installaties. Op serienummer en locatie wordt gecontroleerd of de installatie al bekend is, ook als die uit Robaws komt.
- Eigen kenplaten met QR. Genereer een Koelboek-kenplaat met QR-code. Scannen opent direct de installatie en het logboek, op locatie en in het klantenportaal.
Klantenportaal
Een portaal waar je klanten blij van worden
Geef klanten toegang tot hun eigen installaties, logboeken, lekcontroles en documenten. Geen telefoontjes meer om een logboek op te vragen, en een professionele uitstraling richting facilitair managers en VvE’s.
- Alles op één plek. Installaties per locatie, logboeken, rapportages, certificaten en de eerstvolgende lekcontrole. Downloaden als PDF kan altijd.
- Rechten per locatie. Een contactpersoon ziet alleen de locaties waarvoor je toegang geeft. Ideaal voor vastgoedbeheerders met meerdere panden.
- In je eigen huisstijl. Met de add-on eigen huisstijl en eigen domein draait het portaal onder jouw naam, logo en kleuren, bijvoorbeeld op portaal.jouwbedrijf.nl.
Robaws-integratie
Diep gekoppeld met Robaws
Werk je met Robaws? Dan hoef je niets dubbel in te voeren. Klanten, locaties, objecten en werkbonnen komen automatisch naar Koelboek; registraties en installatiegegevens gaan terug naar Robaws. De koppeling stel je zelf in met je API-sleutel.
- Twee richtingen. Klanten, adressen, objecten, artikelen en werkbonnen uit Robaws; logboekregels, installaties en verbruik terug naar de werkbon.
- Incrementeel en betrouwbaar. Synchronisatie op de achtergrond, met wachtrij, automatische herhaalpogingen en een logboek per synchronisatie. Conflicten worden zichtbaar gemaakt, niet weggeschreven.
- Veilig ingesteld. API-sleutels worden versleuteld opgeslagen. Alleen beheerders kunnen de koppeling inzien of wijzigen.
Offline app voor monteurs
Werkt ook waar geen bereik is
Technische ruimtes, kelders en daken hebben vaak geen bereik. De Koelboek-app voor monteurs werkt gewoon door: registraties, foto’s en werkbonnen worden veilig op het toestel bewaard en gesynchroniseerd zodra er weer verbinding is.
- Installeren zonder app store. Koelboek is een progressive web app. Toevoegen aan het beginscherm van iPhone of Android en klaar; updates gaan automatisch.
- Veilige wachtrij. Elke registratie krijgt een unieke sleutel, zodat niets dubbel wordt verwerkt. Conflicten worden gemeld in plaats van overschreven.
- Gemaakt voor op locatie. Grote knoppen, duidelijke stappen en weinig typen. De meeste registraties zijn met een paar foto’s klaar.
Je koudemiddeladministratie op orde, vanaf vandaag.
Start met 30 dagen gratis en volledige toegang. Geen creditcard nodig; je data blijft van jou.
- Geen creditcard
- Opzeggen per maand
- Hulp bij overstappen